Het 80/20 principe

Misschien heb je hiervan al eerder gehoord. Het 80/20 principe, ook het Pareto principe genoemd. De ontdekking van dit principe begon 100 jaar geleden door de econoom Pareto. Oorspronkelijk ging het om de verhouding van bezittingen. 80% van de bezittingen in Italië waren in handen van 20% van de bevolking.

Gaandeweg kwamen Pareto en anderen erachter dat dit principe ook op veel andere gebieden van toepassing was en niet alleen op economie of financiën. Uiteraard moeten de getallen niet helemaal voor 100% genomen worden, maar de verhoudingen komen meestal in de buurt van de 80/20.

Onderwerpen waarop het Parapo principe vaak wordt toegepast, zijn werk en prestatie.

20% van wat we doen, genereren vaak 80% van het resultaat. Met andere woorden, 80% van je inzet levert weinig op. Redenen genoeg dus om voor jezelf te evalueren waar de 20% zitten die het meeste resultaat laten boeken.

Hoe doe je dat, bepalen wat de 20% zijn die 80% resultaat leveren?

Stap 1:

Wees je bewust van je kwaliteiten en talenten. De taken waar je je kwaliteiten en talenten kunt inzetten, gaan je vaak makkelijk af. Neem hierbij ook die dingen mee die anderen als je kwaliteiten of talenten zien. Het zou zo maar kunnen dat het perspectief van anderen je repertoire verbreedt.

Stap 2:

Heb het resultaat van de taken die je te doen staan, duidelijk en zo specifiek mogelijk voor ogen. Daarnaast waarom dit resultaat belangrijk voor jou is. Het lijkt vanzelfsprekend, maar meestal gaat het hier mis. Vaag verwoorde doelen en resultaten zorgen vaak voor net zo vage acties en eindeloze to-do lijstjes.

Stap 3:

Stel pas daarna je to-do lijst op. Maak hier in beginsel een brain dump van. Alles wat je ter binnen schiet, zet je op papier. Maakt niet uit als je denkt ‘dit is minder belangrijk’ of ‘dit moet ik in een andere volgorde doen’. Het editen doe je later. Nu gaat het daarom dat je alles uit je hoofd en op het papier krijgt.

Stap 4:

Kijk welke to-do’s de check overleven dat ze het resultaat en/of het waarom ondersteunen. Soms denken we dat we iets moeten doen maar levert het uiteindelijk geen bijdrage aan het resultaat. Haal al de onnodige acties direct van de lijst.

Stap 5:

Prioriteer de overgebleven to-do’s. Bepaal de prio’s niet op basis van je eerste gut feeling maar doe het op basis van de te verwachten effecten/resultaten. Trek de streep na de belangrijkste 20% die naar verwachting 80% van het resultaat kunnen behalen.

Stap 6:

Heb voor jezelf  duidelijk wanneer bij deze 20% het resultaat behaald is, wanneer goed wel goed genoeg is. Soms hebben we de neiging om verder door te gaan terwijl het resultaat al behaald is. Een ander ziet daarna al niet meer het verschil op het moment dat wij pas nog met fijn slijpen beginnen.

Stap 7:

Overweeg daarom om na 80% te stoppen. Als je ervoor kiest om door te gaan, kijk of je het door een ander kan laten afronden of pak het op een ander moment weer zelf op. Kies dan voor een moment dat je effectief bent. Meestal is dit in de ochtend, idealiter na wat bewegen of sporten.  

 

Voordeel van dit principe is dat het niet alleen qua inspanning verschil maakt maar ook qua tijdsbesteding. Als je dit principe goed toepast, zo levert het extra energie en extra tijd op.